仕事が早い人

今日は仕事が早い人について考えます。DXなど技術的な進化や、働き方改革といったマインド面での変化など、目まぐるしく環境が移り変わっている中で、活躍するビジネスパーソンにとって、仕事をとにかく早く終わらせることは共通して必要な要件です。

あなたのまわりを見渡すと、仕事をたくさんこなす人ほど、連絡をしたらすぐに返信が来ませんか？

逆に、とても忙しそうにしていて、連絡をしてもなかなか反応が悪いのに、実際の業務でのアウトプットには疑問が残る人も周りにいるのではないでしょうか？

書籍や記事などで、様々なビジネススキルやノウハウ本が並んでいます。ショートカットを覚える、仕事の段取り術、ToDo管理など仕事を素早くこなすために色んなアプローチがありますが、仕事が早い人が全員共通して実施していることがあります。それは、仕事への取り組むタイミングがとにかく早いという事です。仕事を処理するスピードが速いのではなく、取り組み始めるタイミングが早いという意味です。過去の回でも、とにかく5分でもいいのですぐに手を動かすことが大事とお伝えしましたが、なぜこの初速を早くすることが仕事のスピードに影響を与えるのか、その理由について三つお伝えします。

脳みそに負担をかけない

まず一つ目は脳みそに負担をかけないからです。

例えば5分のアンケートに1週間後までに回答してねと依頼メールが来たとします。仕事が早い人の多くはこのメールを開封した瞬間にアンケートに取り組んで、もう二度とメールを見ることはありません。しかし、多くの方は、1週間後に締切だったらまた時間のある時に回答しようと思って、また数日後、人によってはぎりぎりになって対応します。

この差は実はかなり大きいです。数日寝かせてからアンケートを回答する場合、アンケートを回答する際にまたメールの本文を読まねばならずそれだけでも時間をロスします。また、このタスクがずっと片付かないままだと、その仕事に取り組んでいない時間も無言のプレッシャーを自分の脳みそにかけ続け、知らず知らずのうちに集中力を奪います。

メールを開いてそのまま対応すれば5分で終わることも、少し後回しにしただけで数倍のコストがかかってしまいます。

仕事の質を上げるために

二つ目は仕事のクオリティが格段に上がることです。

例えばすぐに5分だけでも手を動かすと、想定よりも作業時間がかかる場合に瞬時に対応することができます。前もって段取りを組むことができ、クオリティのアップにつながります。

これをしないと、ひどい時には直前になって、Aさんに聞かないと分からないとか、Bさんに作業してもらわないと進められないなど、自分一人ではできない作業であることが判明する場合もあります。

夏休み前にすごい集中力で課題を終わらせるのと同じく、あえて直前に取り組むことで素早く仕事をこなすというテクニックもありますが、これはその課題が自分一人でできるかつ、過去に取り組んだことがあることからおおよその作業時間の見積もりができる場合に有効です。

スピード＝信頼

最後三つめは周りからの信頼感が高まることです。

相手が設定した期日よりも早く対応を終えると相手も次の仕事に取り掛かることができます。そして、あの人はすぐに対応してくれるから、もしもの時は頼ろうと感じてもらいやすくなります。スピード感を持って進めないといけない重要なプロジェクトにもアサインされやすくなります。個人的にMtgをし終わるタイミングで、次回のMtgの日を瞬時にカレンダーで入れてくれる人は仕事が早い人が多いです。あの人がいたら仕事がスムーズで助かるなと信頼感を置くことにつながります。ToDo管理についてはまた別のタイミングで扱いたいと思います。