今回は話が分かりやすい人の特徴について考えていきます。
あなたの周りにも話が分かりやすい人と分かりにくい人がいると思いますが、両者の違いは何でしょうか？
滑舌が良く滑らかに話せてもいまいち分かりづらいということがあるように、話し方を鍛えれば良いという単純な話ではありません。
いろんな要素がありますが、個人的には話し始める前の段階で、分かりやすいかどうかは決まっていると考えています。私の周りにいる話が分かりやすい人を観察する中で見つけた、話が分かりやすい人の特徴を３つお伝えします。
結論から話せない理由
まず1つ目の特徴は相手の聞きたいことを理解していることです。
何を当たり前のことをと思った方もいるかもしれませんが、できていない場面に遭遇することも多く、実は難しい営みです。
結論から話してと言っても相手がなかなか結論を話してくれなかった経験はないでしょうか？
この結論こそ、相手が聞きたいことであり、これを正確に把握しないと結論から話すことはできないのです。（「頭のいい人が話す前に考えていること」が参考になります）
相手の聞きたいことを強く意識できる方は、コミュニケーションは受け手が決めるということを分かっているのです。
どれだけ自分なりに工夫して準備して伝えたとしても相手のことを理解しなければ伝わりません。
相手の聞きたいことを理解していると、結論から話した方が良いのか、過程を伝えてから結論を話すのかということも柔軟に選択できます。
ただし、相手のことを理解するには相手の立場や関心ごと、持っている情報、自身との関係性など多岐にわたって把握する必要があります。日頃から興味を持って接することが大事になります。
ぜひ周りの方の観察を意識してみてください。
コミュニケーションの基礎は論理的であること
2つ目は構造化できることです。
相手の聞きたいことを理解した時に、その聞きたいことはどんな要素が組み合わさっているのかを紐解き、構造化します。
例えば相手があなたの上司であなたの推進している営業施策の進捗が〇なのか×なのか気になっていたとします。
進捗が〇であることを伝えたい場合、「問題なく進んでいます」と伝えても相手は納得しないかもしれません。
定量的な効果が出ていないとダメなのか、予定していたtodoが進捗通りでないとダメなのか、実は想定外が起きたが今後挽回できるアクションプランがあればOKなのかはその時々の状況によって異なります。
また、自分なりに論点を組み立てた後に、話すときは相手の論理構造に合わせて伝えることが大事です。
相手が懸念点に感じているポイントがあれば先にその内容を押さえてから、次の論点を話すなど工夫をすることですんなりと受け入れやすくなります。
口下手な人ができていないこと
３つ目は、話のラベリングができることです。
相手の聞きたいことを理解して構造化ができるだけでかなり話のわかりやすい状態になっているとは思いますが、中には伝えたいことも明確なのに口下手がゆえに意図した通りに伝わらない経験をした方もいるのではないでしょうか？
私も前職時代、上司から「加藤さんが言いたいのはつまりこういうこと？」と何度も要約をされた苦い経験があります。
こんな時に意識すると良いのは、先にラベリングをした上で話し始めることです。
例えば、〇〇について質問なのですがとか、××について認識を合わせたいのですが、など頭につけると、相手の頭の中にこれからこの領域について会話をするんだということを描くことができ、考えるべき範囲を限定させることができます。これによって、集中して話を聞ける状態を作ることができます。
最後まで話を聞いて初めて質問だったことが分かる場合、それまで話した内容を思い出しながら質問に答えることになり相手は余計な思考体力を奪われることになります。
ラベリングについては、「世界で一番やさしい会議の教科書」という本にも詳しく載っているので気になる方はぜひ手に取ってもらえると嬉しいです。
というわけで、今回は話が分かりやすい人の特徴について考えてみました。
相手のことを理解する、構造化、ラベリング、何か参考になるものがあると嬉しいです。
