頭を疲労させないToDo管理の方法

今回は頭を疲労させないタスク管理の方法についてお伝えします。

いきなり質問ですが、あなたは今日一日でどんなタスクがありますか？と聞かれたらなんと答えますか？

朝起きてから、顔を洗って朝ごはんの支度をして食べて、出社の準備をして子供を保育園に送った後に電車に乗って会社に到着し、まずはメールのチェックをした後にミーティングの資料を作って、、、、と無数のタスクが存在しています。

タスク管理すべきものとは？

あなたはこれらのタスクをどのように管理していますか？
そもそもToDo管理すべきものとは何でしょうか？

個人的には意識しないと期日までにアクションに移せない可能性のあるものはToDo管理すべきだと考えています。
メールやスラックのチェックは無意識にできるが、メールの返信は読んだ後にしばらくすると忘れてしまいそうだから管理しているこんなイメージです。

極論を言えば、すべてのことを記憶できて必要なタイミングで思い出しアクションに移せる人はToDo管理をする必要はないということです。

ちなみに余談ですが、大昔の人間は今よりも記憶力が良かったと言われているそうです。文字という記録するツールがなかったため、脳内に記憶するしかなかったからとされています。

人によって無意識にアクションできる領域が異なるため、それに応じてToDo管理すべき対象も人によって異なります。
もしどこまでをToDo管理すべきか迷っている方は、シンプルに日々のタスクを、仕事とプライベート、管理するものとしないものに分けて考えることをおすすめします。

もしも過去に二回以上、ToDo漏れがあった領域については管理の対象に入れた方が良いです。

管理すべき項目が決まったらそれをどのように管理するかを考えるわけですが、個人的にToDo管理で最も大切なポイントは自分が思い出したいタイミングで思い出せる仕組みを作ることだと考えています。

例えば、メールやスラックにはメッセージをブックマークする機能がついていて、後で読みたいものや後で返信するものを気軽にワンクリックでブックマークリスト化することができます。

ただし安易にこの機能を使ってしまうと、ブックマークした順番にリスト化されてしまうので、例えば三日前にブックマークしたToDoを対応するためにそれ以外のToDoもたくさん目を通すことになります。

その間に脳みその中では「あれもこれもやらないといけない」と知らず知らずのうちにかなりの体力を消耗してしまいます。
実際には三日後に対応予定のToDoなのに何度も何度もそれを見返すことになりその度に消耗してしまうのです。

ノートに手書きでToDo管理をしている人も多いと思うのですが、個人的にはあまりおすすめをしていません。

もし突発的にその日に別件対応をして元々予定していたToDoが残ってしまった時に、別日に書き直すか、そのToDoが終わるまで何度もその日のToDoを確認する手間が発生するからです。

また、ToDo管理リストは分割し過ぎず、自分のアクションの導線上で管理することがおすすめです。
例えば私の場合は3つのToDoリストを用いています。

基本的にほとんどのToDoをGoogleToDoリストで管理しています。Googleカレンダー上でいつ作業するかをプロットして、万が一その日できなかった場合は別日に移して管理します。

またメールの返信やスラックの返信でその日中に対応するのものは一旦返信の下書き状態にします。

これをすることで下書きリストを見ると何件連絡を返さなければならないかを把握できるようにし、もし翌日以降に対応する場合はGoogleToDoの管理に変更します。

それ以外のその日中に後でメールの内容だけ確認するものはお気に入りに登録して見返します。
その瞬間に考えるべきことだけに集中できるようにGoogleToDo、返信の下書き保存、お気に入りの3つ以外で管理しないように意識しています。

ここまでToDo管理の方法についてお伝えをしてきましたが、その前に一番大事なことはそもそもToDo化しないことです。
以前放送した「仕事が早い人」の中でも、仕事が早い人は仕事を進めるスピードが早いのではなく仕事に取り組むタイミングが早いとお伝えしました。

仕事が早い人

5分以内に返信ができるものはその場でするからこそ、ToDo化する手間と脳みそへの負担を軽くしてハイパフォーマンスを維持しています。

というわけで今回はタスク管理する領域とその方法についてお伝えしました。
ToDo漏れがある方や、効率的にToDo管理したい方の参考になると嬉しいです。